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Petite entreprise : ai-je besoin d’un logiciel de gestion des salaires ?

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Le jour de paie est généralement un moment que les gens attendent avec impatience. Mais pour de nombreuses petites entreprises et startups qui viennent de démarrer, c’est une énorme source de stress et de frustration.

Pourquoi ? Parce que jour de paie signifie paie – et la paie est compliquée et prend du temps. Vingt pour cent des propriétaires de petites entreprises ont déclaré passer plus de six heures par mois à gérer les charges sociales. Et certains ont dit qu’ils passaient plus de 10 heures par mois, soit l’équivalent de trois semaines de travail par an, juste pour s’occuper de la paie.

Heureusement, l’automatisation de la paie rend les choses beaucoup plus faciles – surtout lorsque vous êtes un nouveau propriétaire d’entreprise. Voici quatre raisons pour lesquelles vous pourriez envisager de vous doter d’un logiciel de paie dès la création de votre entreprise.

1. Vous voulez calculer précisément votre rémunération, qu’il s’agisse d’un salaire ou du tirage au sort du propriétaire

On pourrait penser que se payer est aussi simple que de rédiger un chèque et de le déposer (ou, encore mieux, de simplement déposer directement de l’argent sur votre compte). Mais il existe en fait différentes façons de vous payer, en fonction de facteurs tels que votre type d’entité, votre plan d’affaires et vos années d’activité.

Alors que vous réfléchissez à la façon dont vous voulez vous payer pour la première fois, voici les principaux types de paiements aux propriétaires que vous devriez connaître :

Salaire

Un salaire est un paiement fixe et récurrent à votre ou vos employés – qui peuvent aussi être vous. Si vous êtes propriétaire d’une société S ou C et que vous participez aux opérations commerciales quotidiennes, vous voudrez vous verser un salaire.

Les propriétaires de sociétés S et C doivent s’assurer qu’ils se versent une rémunération raisonnable en tant qu’employé. Bien sûr, « raisonnable » est objectif, mais cela signifie généralement que vous devez vous payer ce que vous gagneriez si vous aviez le même rôle dans une entreprise différente.

Lorsque vous commencez à vous verser un salaire, les charges sociales entrent en jeu – et un service de paie vous aidera à vous assurer que vous prélevez le bon montant.

Tirage au sort du propriétaire

Un tirage du propriétaire est destiné aux SARL, aux entreprises individuelles et aux partenariats. C’est exactement ce à quoi ça ressemble : un moyen pour les propriétaires de retirer de l’argent de leur entreprise pour leur usage personnel.

Ce mode de paiement diffère d’un salaire sur quelques points :

  • C’est plus flexible. Vous pouvez vous payer autant que vous le voulez (tant que votre entreprise à l’argent), quand vous le voulez. Cela en fait une excellente option si votre flux de trésorerie est irrégulier et que, par exemple, vous devez garder plus d’argent dans l’entreprise pendant la saison creuse.
  • Vous n’êtes pas imposé tout de suite. Les tirages du propriétaire ne sont pas imposés au moment où ils sont retirés. Mais gardez à l’esprit que vous devez payer des impôts sur eux lorsque vous déposez votre déclaration individuelle.

2. Vous ne voulez pas vous occuper vous-même du calcul et du paiement des charges sociales

Lorsque les gens râlent à propos des taxes, ils ont tendance à penser à l’aspect financier de la chose. Cependant, pour les propriétaires de petites entreprises, comprendre toutes les responsabilités fiscales est souvent la pire partie. Heureusement, de nombreux services de paie peuvent rendre la vie plus facile en prélevant le montant correct des impôts et en les déclarant automatiquement.

Selon l’enquête sur la fiscalité des petites entreprises, les charges sociales étaient facilement la deuxième taxe la plus lourde – à la fois en termes d’administration et de coût.

Pourquoi les charges sociales sont-elles un tel casse-tête ? Comptons (quelques-unes) des façons :

  • Il existe un tas d’agences/autorités que les entreprises doivent payer
  • Chacune de ces agences a des délais de déclaration différents
  • Les taxes sur les salaires doivent être payées dans un délai spécifique après la rémunération de vos employés
  • Il y a des changements continus dans les réglementations étatiques et locales
  • Si vous prenez le tirage au sort d’un propriétaire, votre risque d’audit augmente.

Et c’est sans parler d’autres complexités si vous avez des employés dans d’autres États ou si vous devez payer des primes ou des heures supplémentaires.

Oui, les charges sociales s’appliquent toujours même si vous êtes le seul employé

Malheureusement, vous n’êtes pas tiré d’affaire si vous êtes le seul employé. L’IRS ne prévoit pas d’exemptions spéciales pour les « solopreneurs » ou les soles proprietors. Une fois que vous commencez à vous verser un salaire régulier, vous devrez déduire le montant correct et envoyer les paiements à l’IRS (et généralement à l’autorité fiscale de l’État) au moins tous les trimestres.

Si vous vous payez par le biais d’un tirage au sort du propriétaire, n’oubliez pas que vous paierez des impôts sur le montant par le biais de votre déclaration de revenus individuelle.

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3. Vous voulez rester conforme lorsque vous faites appel à des entrepreneurs (et éventuellement à des employés !)

L’embauche de personnes pour aider votre entreprise peut vous rendre la vie à la fois plus difficile et plus facile. D’un côté, une aide supplémentaire peut vous donner plus de temps pour travailler sur votre entreprise. De l’autre, il y a une tonne de règles que vous devez suivre lorsque vous engagez des entrepreneurs et des employés.

Un service de paie peut vous aider de plusieurs façons :

  • Envoi de rapports sur les nouvelles embauches. Lorsque vous embauchez un nouvel employé, de nombreux États exigent que vous leur envoyiez des informations comme le nom, l’adresse, le numéro de sécurité sociale et la date d’embauche de votre nouvel employé dans les 20 jours (ou plus tôt). Heureusement, de nombreuses entreprises de logiciels de paie peuvent envoyer automatiquement les rapports de nouvelle embauche à l’État pour vous.
  • Recueillir les documents relatifs aux nouvelles embauches. Oubliez les classeurs ou les dossiers de bureau. Non seulement certains logiciels de paie peuvent aider vos nouveaux employés à remplir les formulaires obligatoires, tels que les I-9, W-4, W-2 et 1099, mais ils peuvent également conserver tous ces formulaires organisés pour un accès facile.

4. Vous ne voulez pas faire d’erreurs de paie

Certaines erreurs, comme les fautes de frappe sur votre site, sont embarrassantes, mais gérables. D’autres erreurs, comme le fait de se tromper dans la paie, ont des implications dans la vie réelle.

Au cours de l’exercice 2017, l’ IRS a prélevé plus de 5 milliards d’euros de pénalités pour les erreurs commises par les entreprises avec leurs taxes d’emploi. De plus, certaines erreurs de paie pourraient même déclencher un contrôle fiscal.

Au lieu de passer des heures à éplucher des chiffres et des formulaires, envisagez de laisser le logiciel de paie vous aider à éviter des erreurs telles que :

  • Ne pas rester à jour sur les règles et réglementations relatives à la paie. L’un des plus grands avantages de l’utilisation d’un logiciel de paie est qu’il vous aide à rester à jour sur l’évolution des exigences étatiques et(comme la réforme fiscale, par exemple). Cela signifie que vous pouvez moins vous inquiéter d’être pénalisé pour ne pas avoir respecté la loi.
  • Ne pas payer correctement les employés. Lorsque vous avez des employés, vous devez vous assurer que vous les payez assez souvent et que vous leur donnez le montant correct (ce qui inclut les montants pour tout temps de maladie ou vacances accumulés, selon l’endroit où vous êtes situé). Sinon, vos employés peuvent vous poursuivre en justice et vous pourriez même perdre votre licence d’exploitation. Le logiciel de paie peut aider à protéger votre entreprise contre les plaintes salariales en payant automatiquement vos employés et en conservant des traces de chaque paiement.
  • Ne pas conserver les bons rapports dans les dossiers. Comme mentionné ci-dessus, en plus de devoir remplir divers formulaires chaque fois que vous embauchez quelqu’un de nouveau ou que vous exécutez la paie, ou pour vous aider à déterminer combien vous devez en impôts, vous devrez également les conserver pendant un certain temps. En utilisant un service centralisé, comme un logiciel de paie, pour remplir les formulaires, vous pouvez les garder organisés pour chaque fois que vous en avez besoin.

Que rechercher dans un bon service de paie pour petites entreprises

Différents fournisseurs de paie offrent différentes choses, mais en général, beaucoup peuvent vous aider avec les éléments suivants :

  • Calculer et déclarer les charges sociales
  • Remplir les formulaires pour les nouvelles embauches
  • Déterminer les déductions salariales
  • Payer les employés (y compris-vous-même !)
  • Prélèvements d’impôts
  • Déclarer les impôts de fin d’année
  • Vous aider à éviter les erreurs les plus courantes liées à la paie
  • Vous envoyer des alertes lorsque vous avez des échéances fiscales à respecter
  • Préparation des W-2 et 1099
  • Gestion générale des dossiers de vos employés

Lorsque vous cherchez un prestataire de paie, gardez à l’esprit qu’il existe de nombreuses options. Vous n’êtes plus obligé d’opter pour un service de paie coûteux destiné aux entreprises comptant des centaines d’employés. Aujourd’hui, il existe un certain nombre de fournisseurs qui s’adressent aux petites entreprises – leur objectif principal est de faciliter la paie à un prix qui ne mettra pas votre entreprise en faillite.

Cependant, le temps, c’est de l’argent et le logiciel de paie peut vous aider à gagner des heures précieuses dont vous avez besoin pour développer votre entreprise. Mais plus important encore, il peut vous faire retrouver la joie que vous ressentiez autrefois chaque fois que le jour de paie arrivait.

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