Le livret d’accueil digital occupe une place centrale dans la transformation des processus d’onboarding au sein des entreprises, notamment pour l’intégration des intérimaires ou des collaborateurs en contrat court. Il permet de centraliser l’ensemble des informations pour l’arrivée d’un nouveau salarié, tout en respectant les exigences légales et opérationnelles du secteur des ressources humaines. Ce dispositif dématérialisé optimise le temps des équipes, garantit une transmission fluide des documents et participe à l’amélioration globale de l’expérience collaborateur dès le premier contact avec l’entreprise.
Les solutions Coffreo pour le livret d’accueil digital
Coffreo propose une solution dédiée à la digitalisation de l’onboarding, adaptée aux entreprises et agences d’intérim gérant de nombreux contrats courts. Cette plateforme permet l’envoi automatique des livrets d’accueil et de tous les documents d’intégration requis ainsi que la personnalisation des contenus selon le profil ou le poste. Le livret d’accueil digital est efficace pour le stockage sécurisé et l’archivage des documents puisque vous profitez d’un espace personnel numérique. Vous bénéficiez également de la collecte de la signature électronique, du suivi en temps réel, de la prise de connaissance et de la validation des informations transmises et de la génération de rapports pour vous assurer du respect des obligations légales et RH.
Les entreprises et agences d’emploi bénéficient d’une meilleure maîtrise des flux documentaires, d’une optimisation des délais d’intégration et d’une meilleure conformité à la législation en vigueur.
Pourquoi privilégier le format digital ?
Privilégiez le format digital pour le livret d’accueil, il est particulièrement pertinent dans les secteurs à forte rotation de personnel ou pour les missions temporaires et de courte durée, comme l’intérim, l’évènementiel, la restauration ou l’hôtellerie. Cette solution innovante offre de nombreux avantages. Elle génère un gain de temps considérable pour les équipes RH et opérationnelles, tout en supprimant les coûts liés à l’impression, à la logistique et à l’expédition. L’actualisation des contenus se fait en quelques clics, permettant d’intégrer facilement vidéos, tutoriels, FAQ ou quiz interactifs.
Le digital garantit une accessibilité permanente et sécurisée via un espace personnel ou un coffre-fort numérique, tout en respectant le cadre réglementaire, qu’il s’agisse du Code du travail ou des directives européennes. La réduction de l’empreinte écologique, grâce à la limitation du papier, s’inscrit dans une démarche responsable.
Ce format permet de suivre aisément la prise de connaissance des documents par chaque salarié ou intérimaire. L’onboarding digital favorise ainsi une intégration structurée, rapide et rassurante pour les nouveaux arrivants, tout en contribuant à renforcer l’image de marque de l’employeur.
Le livret d’accueil digital est un incontournable de l’onboarding
Le livret d’accueil est traditionnellement un recueil d’informations remis à chaque nouvel arrivant dans l’entreprise.
- L’histoire, la culture et les valeurs de la structure
- Les règles de sécurité à respecter
- La présentation des équipes et de l’organigramme
- Les droits et obligations du salarié
- Les consignes de fonctionnement interne
- Les coordonnées utiles
- Les politiques de rémunération et d’avantages sociaux
- Les procédures de gestion des congés, absences ou temps de travail
- Les liens vers des outils ou plateformes RH
Avec la digitalisation, ce support s’affranchit du format papier. Il devient accessible sur ordinateur, tablette ou smartphone, ce qui facilite la consultation en tout lieu et à tout moment. Les RH disposent ainsi d’un moyen agile pour tenir à jour les informations, intégrer des contenus multimédias, sécuriser la diffusion, et garantir la traçabilité des transmissions auprès de chaque salarié ou intérimaire.
