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Le document que toute entreprise de services doit posséder pour embaucher de nouveaux membres d’équipe

Embaucher et gérer des employés est l’une des choses les plus difficiles qu’un propriétaire d’entreprise de services puisse faire. Que donneriez-vous pour un simple document qui fait tout ce qui suit ?

  • Fournir des conseils sur les rôles et les responsabilités du poste
  • Il vous permet de mener une analyse pour déterminer le statut d’exemption d’un poste
  • Présente le cadre autour duquel la rémunération est établie
  • Met en place les questions d’entretien pour pourvoir le poste
  • Établir le parcours professionnel de la personne qui occupe le poste
  • Souligne les principales attentes, y compris l’environnement de travail et la structure hiérarchique, du poste
  • Sert de document de base pour l’évaluation des performances
  • Souligne les informations nécessaires aux décisions d’adaptation et de congé
  • Sert de baromètre pour savoir quand il est temps de séparer un employé peu performant de votre entreprise

La description de poste

Vive la description de poste. Ce document très décrié, souvent ignoré, joue un rôle essentiel dans l’embauche, la gestion et la séparation des membres de l’équipe. Il devrait être la pierre angulaire de toute relation employeur-employé, bien avant que vous ne procédiez à votre première embauche.

Nous entendons fréquemment des secteurs considérés comme « à forte rotation » que l’élaboration d’une description de poste est une perte de temps. Lorsque vous comprendrez les multiples usages de la description de poste, vous comprendrez pourquoi il s’agit d’un outil essentiel pour l’embauche et la promotion des membres de l’équipe

La description de poste est un outil essentiel pour l’embauche et la promotion des membres de l’équipe.

Avant votre première embauche

Il est essentiel de procéder à une analyse approfondie de ce que vous avez besoin qu’un poste fasse pour votre entreprise. Commencez par vous demander POURQUOI vous avez besoin de ce nouveau poste. Recherchez-vous un leader comme vous ? Ou quelqu’un qui fera partie de votre équipe sur le terrain ? N’oubliez pas qu’il existe peut-être des services qui peuvent effectuer une partie du travail de manière plus rentable et plus efficace (comptabilité, réponse au téléphone, RH, etc.), en passant un contrat plutôt qu’en embauchant.

Questions à poser pour compléter une description de poste

  • Quels outils et ressources sont nécessaires pour effectuer ce travail ? Le travail se fait-il principalement sur un ordinateur ? La personne utilisera-t-elle d’autres outils qui nécessitent une formation spécifique ? Le poste devra-t-il être capable de répondre à un téléphone et de parler avec des clients
  • Quel niveau d’éducation ou de certification est requis et souhaité pour faire ce travail ? Très peu de postes exigent réellement un diplôme, alors soyez très prudent quant à ce que vous exigez et désirez.
  • Quelle est la responsabilité de supervision de ce poste et pour combien de postes ? Le poste doit-il obtenir votre approbation pour toutes les décisions, ou a-t-il un pouvoir décisionnel important ?
  • Quelles sont les conditions physiques et environnementales ? Le poste exige-t-il d’être assis toute la journée ? Le poste se trouve-t-il dans un entrepôt qui nécessite beaucoup de marche ? Y a-t-il beaucoup de mouvements répétitifs ? Évaluez objectivement toutes les considérations physiques et environnementales de l’emploi.
  • Quelle est la rémunération pour le poste ? Une recherche sur les salaires basée sur les rôles et les responsabilités, ainsi que sur les titres de poste possibles, vous aidera à comprendre l’impact financier du poste.
  • Comment allez-vous évaluer et mesurer si la personne occupant le poste effectue le travail selon vos attentes ? Consignez cette information.

Même si vous pensez avoir une bonne maîtrise des responsabilités dans votre entreprise, il s’agit tout de même d’une bonne analyse à réaliser. Elle vous permet de vous assurer que vous disposez d’une description de poste complète et actualisée pour vous aider à répondre aux changements d’exonération des heures supplémentaires attendus en 2019

La description de poste doit être complète et actualisée.

Rédaction de la description de poste

Une fois que vous avez répondu à ces questions et que vous y avez répondues objectivement, vous avez le cadre d’une description de poste. Vous avez également effectué une analyse qui vous aidera à déterminer les éléments suivants :

  • Le statut d’exemption du poste, ou si vous devrez payer des heures supplémentaires ou non pour toute heure travaillée au-delà de 40 dans une semaine de travail.
  • Les principales responsabilités du poste dans tout cycle de travail (quotidien, hebdomadaire, etc.)
  • Quels outils supplémentaires vous devrez acheter et assurer le niveau de compétence dont les candidats potentiels ont besoin.
  • Les capacités physiques et d’endurance que le poste requiert. Par exemple, si le poste travaille dans des espaces confinés pendant une partie importante de la journée et qu’un candidat révèle qu’il est claustrophobe, il se peut que vous ne puissiez pas l’accueillir.
  • Un salaire compétitif pour le poste qui vous aidera à vous assurer que vous attirez les talents de qualité dont vous avez besoin.
  • Comment vous évaluerez la performance de la personne qui occupera le poste.

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Embauche et entrevue

Une description de poste bien définie, lorsqu’elle est résumée, devient une offre d’emploi attrayante, ainsi que la base de l’élaboration de votre processus et de vos questions d’entrevue.

La description de poste est un élément essentiel de votre stratégie de recrutement.

Par exemple, si le poste nécessite qu’un candidat soit assez souvent au téléphone, vous savez maintenant que l’entretien initial doit se faire par téléphone pour évaluer la présence téléphonique du candidat. Si le poste exige la manipulation de produits chimiques, vous pouvez mettre au point une évaluation à utiliser pendant l’entretien, dans laquelle vous « interrogez » les candidats sur les produits de nettoyage appropriés à utiliser pour certains travaux et sur la façon de manipuler en toute sécurité. Vous pouvez également élaborer des questions d’entretien situationnel basées sur des situations réelles que vous avez vécues dans le cadre du travail.

Avoir une description de poste complète et détaillée à examiner pendant l’entretien vous permet également, à vous et au candidat, de discuter du poste et d’attester de sa capacité à l’effectuer tel qu’il est présenté.

Après avoir embauché un nouveau membre de l’équipe

Une description de poste complète devient un excellent guide de formation et un outil d’évaluation des performances.

L’exposé des responsabilités du poste d’un point de vue quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel, signifie que vous avez identifié l’ordre dans lequel la personne doit apprendre les tâches. Maintenant, développez une liste de contrôle de la formation pour renforcer ces tâches de formation et leur ordre d’exécution. Cela peut fréquemment réduire le temps nécessaire pour qu’un employé soit performant et génère des revenus pour votre entreprise.

Les évaluations de performance

En outre, à vos points d’évaluation prédéterminés, vous pouvez facilement noter avec un signe de contrôle ou de moins à côté de chaque responsabilité si le nouvel employé a accompli les tâches. Pour les tâches qui doivent encore être apprises ou améliorées, élaborez et joignez une feuille d’objectifs et utilisez-la comme base pour toute discussion ultérieure sur les performances. Vous venez de réaliser un examen de performance et une documentation en une seule étape facile !

Maîtriser toutes les responsabilités d’une description de poste permet de savoir quand il est temps d’obtenir une promotion ou d’élargir ses fonctions. Cela alimente le développement de carrière de vos collaborateurs. Les opportunités de développement de carrière augmentent l’engagement et réduisent le turnover.

Quand les choses ne fonctionnent pas.

Vous pouvez découvrir que votre nouvel employé ne parvient tout simplement pas à assumer quelques-unes de ses principales responsabilités. Quels que soient les objectifs que vous avez fixés ou la formation supplémentaire que vous avez fournie (comme notée dans vos documents d’examen ci-dessus), il est peut-être temps de se séparer de l’employé.

Un examen de la description de poste et de tout document d’évaluation des performances et de fixation des objectifs vous aidera à déterminer s’il est temps de se séparer de l’employé.

Votre investissement en amont consistant à effectuer une analyse approfondie du poste, à rédiger un document écrit, à l’examiner avec le nouveau stagiaire, puis à utiliser la description de poste comme outil d’évaluation des performances, crée une trace écrite qui devrait vous aider grandement à lutter contre une plainte pour licenciement abusif, si une telle plainte est déposée contre vous.

Quand une promotion est en ordre.

La plupart de la même réflexion derrière l’embauche d’une nouvelle personne et la promotion d’une personne à un nouveau poste s’applique également. Investir du temps supplémentaire dans l’élaboration d’une description de poste dès le départ vous permet d’économiser du temps et des efforts tout au long de l’occupation du poste lorsqu’il s’agit de formation, de développement, de documentation et de récompenses

La promotion d’un membre de l’équipe n’est pas toujours possible.

Si un membre de l’équipe remplit et dépasse les critères définis dans la description de poste initiale, il est peut-être temps d’envisager de le promouvoir au sein de votre entreprise.

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