Rédiger des lettres de rappel et d’explication en cas de retard de paiement peut être une tâche difficile. Elles doivent être formulées de manière immaculée, car ces lettres peuvent être cruciales en cas de procédure judiciaire. Cet article vous fournira non seulement des échantillons, mais vous donnera également des informations approfondies sur la rédaction de lettres de rappel ainsi que de lettres d’explication pour les retards de paiement.
Les lettres de retard de paiement peuvent être classées en deux types de base ; une lettre de rappel et une lettre d’explication. Les lettres de rappel sont envoyées pour alerter la personne défaillante ou une entreprise que son paiement est en retard. D’autre part, une lettre d’explication est rédigée par une personne qui a pris du retard dans le paiement de sa dette ou de sa facture. Ainsi, si on vous confie la responsabilité de rédiger une lettre de retard de paiement, le fait de vous référer aux exemples de lettres suivants vous donnera une idée juste sur la rédaction des lettres de rappel ainsi que des lettres d’explication.
Les lettres de rappel de retard de paiement
La plupart des gens rencontreront des entreprises et des clients qui n’effectuent pas le paiement des factures à temps. Dans de telles situations, beaucoup de gens trouvent gênant d’appeler l’entreprise, ou d’envoyer des lettres à répétition pour réclamer de l’argent. Cependant, il existe de nombreuses entreprises qui attendent que leurs fournisseurs les appellent ou leur envoient des lettres pour qu’ils effectuent le paiement. En outre, on dit que les entreprises qui sont plus persistantes en matière de paiement ont des chances d’être payées immédiatement. Ainsi, si vous êtes confronté à un problème où l’un de vos clients ne règle pas ses factures même après des appels répétés, il est temps pour vous d’envoyer une lettre de rappel pour retard de paiement.
Lettre explicative de retard de paiement
Beaucoup de gens ont dû traverser des moments éprouvants lorsqu’ils n’ont pas pu payer leurs factures au bon moment. C’est l’une des occurrences courantes pendant une récession économique, où les gens perdent leur emploi et n’ont pas d’argent à rembourser. Bien qu’il s’agisse d’une phase difficile, il peut être utile d’écrire une lettre à l’entreprise pour lui demander de vous accorder un délai supplémentaire pour payer votre dette. Vous devez mentionner la raison qui a causé le retard de paiement et le temps dont vous avez besoin pour effectuer le paiement nécessaire. Votre lettre doit refléter que vous êtes sérieux et que vous êtes prêt à payer toutes les dettes dès que possible.
Conseils pour rédiger une lettre de retard de paiement
Les lettres de rappel
➤ La lettre doit être imprimée sur le papier à en-tête de l’entreprise.
➤ Utiliser un ton formel sévère, mais poli dans la lettre.
➤ Mentionner toujours les rappels dans l’objet et les numéroter.
➤ Vous pouvez considérer le troisième rappel comme le dernier.
➤ L’intensité de l’avertissement doit continuer à augmenter à chaque rappel.
➤ Mentionnez la date à laquelle le paiement était attendu.
➤ Vous pouvez également demander au défaillant d’effectuer des paiements en plusieurs fois.
➤ Rédigez toujours une ligne indiquant que la lettre doit être ignorée si les mesures nécessaires sont prises à la fin de la lettre.
➤ Mentionnez la date de fin de paiement dans la lettre.
➤ Pour maintenir une relation à long terme, tenez dûment compte des problèmes rencontrés par le défaillant.
Les lettres d’explication
➤ Établissez que vous êtes au courant du retard de paiement dans le premier paragraphe même.
➤ Mentionnez une raison valable et solide pour le retard de paiement dans le corps de la lettre.
➤ Rappelez à votre créancier votre historique de paiement positif.
➤ Gardez le ton de la lettre formel et abstenez-vous d’utiliser de l’argot.
➤ Écrivez sur le papier à en-tête de l’entreprise et dans le cas d’une lettre personnelle, indiquez vos coordonnées.
➤ Envoyer la lettre dès que vous vous rendez compte que le paiement est dû est nécessaire.
➤ Demandez une prolongation du délai pour effectuer un remboursement.
➤ Affirmez votre position en fournissant une raison honnête et si possible, appuyez-la avec une preuve.
➤ Mentionnez une stratégie de remboursement, vous pouvez aussi proposer de payer en plusieurs fois.
➤ Fixez un jour pour le remboursement et veillez à respecter votre engagement.
Les clients peuvent ne pas prêter beaucoup d’attention à votre appel téléphonique pour un retard de paiement. Cependant, une lettre a un impact favorable et incite la personne à sauter le pas. Les lettres d’explication pour retard de paiement qui donnent un compte rendu transparent des faits sont à prendre en considération pour l’octroi du crédit, mais pas au détriment des intérêts de votre entreprise. Toutefois, le compte d’un mauvais payeur fréquent peut être confié à une agence de recouvrement stricte.
Une fois que vous avez rédigé la lettre, lisez-la attentivement pour détecter les fautes d’orthographe, de frappe et de grammaire, puis envoyez-la à l’entreprise ou à la personne concernée. Les deux types de lettres de retard de paiement sont de préférence remises en main propre, postées ou envoyées sous forme de fax. Il est conseillé de faire signer le reçu d’acceptation par le destinataire. N’oubliez pas de garder une photocopie de la lettre avec vous pour vos propres dossiers. Cela peut être utile en cas de procédure judiciaire.
